Předmět e-mailu
Poslední dobou mě u e-mailů děsí, kolik zpráv přijde bez kloudného předmětu. Webové rozhraní nebo e-mailový klient sice zadání předmětu přímo nevyžadují a je tak možné odeslat zprávu i bez jeho zadání, nicméně všem bych psaní předmětů důrazně doporučoval.
Proč psát předmět?
Informujete o prioritě zprávy
Uvedením správně napsaného předmětu je možné dopředu idendifikovat prioritu zprávy. Příjemce se tak může předem rozhodnout, zda se zprávě bude věnovat ihned, nebo prozatím vyřídí jiné – důležitější.
Ze správně zadaného předmětu lze poznat, jakou oblastí se text zabývá. Příjemce pak okamžitě vidí, zda je zpráva pracovní záležitostí nebo se jedná o věci ryze soukromé a vhodné na nepracovní dobu.
Uděláte si pořádek
E-maily bez předmětu, nebo s předmětem nicneříjajícím, jsou nepříjemné nejen v době přijmutí zprávy, ale také jsou zlo do budoucna. Správně uvedený předmět usnadní práci, bude-li potřeba konkrétní zprávu dohledat třeba za půl roku.
Napsání předmětu zabere pár sekund
I při psaní dvěma ukazováčky by napsání předmětu nemělo zabrat více jak pár sekund. Věřte, že těchto pár sekund se vám bleskurychle vrátí (příjemce na vaši zprávu odpoví dříve apod.). Navíc tím ušetříte čas i příjemci (viz předchozí body).
Jak psát předmět?
Stručně, ale přesně definujte, o co se jedná
Adresát by měl po přečtení tušit, o čem bude číst a podle toho se zprávě věnovat ihned či později. Předměty typu „dsdsfds“, „ahoj“ a jim podobné nestačí. V předmětu proto uvádějte oblast, které se zpráva týká a to co možná nejpřesněji. Předmět „prosba“ sice nastíní, o čem e-mail zřejmě bude, ale není dostatečně přesný. Na druhou stranu je třeba dbát na to, abychom do předmětu nepsali romány.
Správně napsaný předmět by tak mohl vypadat například takto:
- „prosba o změnu termínu konzultace BP“,
- „aktuální seznam filmů“,
- „podklady z pondělního produktového školení“.
Důležitost
K tomu stačí do předmětu připojit slovo „spěchá“, „důležité“ apod. Adresát tak bude ihned vědět, že se má zprávě věnovat okamžitě. Dejte si však pozor, abyste tato slova nepoužívali moc často a psali je výhradně tam, kde je to opravdu nutné. Dostane-li příjemce od vás desátou zprávu s dodatkem „spěchá“, začně o důležitosti zpráv pochybovat.
Předmět při odpovídání
Odpovídáte-li na nějaký e-mail, neměňte jeho předmět. V případě odpovědi na zprávu s předmětem „nový návrh webu“ se většinou automaticky před samotný předmět přidá „Re: “. Je nevhodné předmět celý změnit například na „zhodnocení návrhu“, i když třeba nový vzhled webu ve skutečnosti hodnotíte.
Nové téma, nová zpráva
Píšete-li někomu zprávu, která se zabývá nějakým novým tématem, skutečně vytvořte nový e-mail. Zdánlivě jednoduché a logické. Bohužel jsem se mnohokrát setkal se situacemi, kdy jsem v předmětu viděl několik týdnů starý předmět (např. „Re: třídní sraz v dubnu“) a zpráva samotná se pak týkala úplně jiné oblasti.
Jeden vykřičník stačí
Chcete-li, vykřičník použijte, více vykřičníků za sebou se nepoužívá. Pět vykřičníků v řadě sice pozornost upoutá, avšak spíše v negativním smyslu – působí neprofesionálně a moc křiklavě. Je třeba se zamyslet nad tím, zda předmět typu „Odborné školení!!!!! Účast nutná!!!“ od vašeho vedoucího působí opravdu tak motivačně, jak bylo původně myšleno. Rovněž nezapomeňte, že mezera se píše za a nikoli před interpunkční znaménko.
Stejně tak se osvědčí absence verzálek. Předmět s textem „DŮLEŽITÉ INFO!!! ČTĚTE!!!!!“ opět budí spíše rozruch a dojem, že na adresáta někdo křičí.
Závěr
Vemte si příklad z titulků novin. Kolik lidí by četlo denní tisk, kdyby místo nadpisů článků bylo prázdné místo, nebo by nadpisy sdělovali informace stylem „Důležité!!!“ nebo „Nové informace“? Stejně jako nadpis článku, i předmět e-mailu je reklamou na zprávu samotnou.
Převážně předmět rozhoduje, zda a kdy si adresát e-mail přečte.
